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九段秘书的故事对财务经理人的启示

点击次数:  更新时间:2018-03-13  【打印此页】  【关闭
总经理要求秘书安排次日上午九点开一个会议。在这件事下,什么是任务?什么是结果?通知到的所有参会的人员。然后秘书自己也参加会议来做服务,这是“任务”。但我们想要的结果是什么呢?下面是一至九段秘书的不同做法。
一段秘书的做法:发通知--用电子邮件或在黑板上发个会议通知,然后准备相关会议用品。并参加会议。
二段秘书的做法:抓落实--发通知后,再打一遍电话与参会的人确认,确保每个人被及时通知到。
三段秘书的做法:重检查--发通知,落实到人后,第二天在会前30分钟提醒与参会者参会,确定有没有变动,对临时有急事不能参加会议的人,立即汇报给总经理,保证总经理在会前知悉缺席情况,也给总经理确定缺席的人是否必须参加会议留下时间。
四段秘书的做法:勤准备--发通知,落实到人,会前通知后,去测试可能用到的投影,电脑等工具是否工作正常。并在会议室门上贴上小条:此会议室明天几点到几点有会议。
五段秘书的做法:细准备--发通知。落实到人,会前通知,也测试了设备,还先了解这个会议的性质是什么?总裁的议题是什么?然后给与会者发过去与这个议题相关的资料,供他们参考(领导通常都是很健忘的,否则就不会经常对过去一些决定了的事。或者记不清的事争吵)。
六段秘书的做法:做记录--发通知,落实到人,会前通知,测试了设备,也提供了相关会议资料,还在会议过程中详细做好会议记录(在得到允许的情况下,做个录音备份)。
七段秘书:发记录--会后整理好会议记录(录音)给总经理。然后请示总经理是否发给参加会议的人员,或者其他人员。
八段秘书的做法:定责任--将会议上确定的各项任务,一对一地落实到相关责任人,然后经当事人确认后,形成书面备忘录。交给总经理与当事人一人一份。并定期跟踪各项任务的完成情况,并及时汇报总经理
九段秘书的做法:做流程--把上述过程做成标准的“会议“流程,让任何一个秘书都可以根据这个流程,把会议服务的结果做到九段,形成不依赖与任何人的会议服务体系!
从以上九个不同段位的秘书的工作方法我们可以看出。由于对结果的追求程度不同,秘书的工作内容也发生了很大的变化。